“企業(yè)信息化，從OA開始” 這句話在中國的企業(yè)內曾經被廣泛流傳。

所謂OA，即辦公自動化，是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。OA主要推行一種無紙化辦公模式。

OA自80年代中后期誕生以后，經過多年的發(fā)展已經趨向成熟。在市場和競爭環(huán)境快速變化的驅動下，OA似乎已經成為未來企業(yè)辦公的趨勢。

那么，為什么企業(yè)需要OA系統？

相信此前已經有很多的文章對這個問題已經做出了解答。譬如，功能全面，提高工作效率、搭建企業(yè)信息知識平臺、為構建信息化提供良好基礎、降低日常運營成本等等。

但是今天筆者想從錢這個角度來談談企業(yè)為什么需要OA系統。

首先，構建幾個沒有OA的場景，讓大家感受一下。

小A右手旁邊是一疊堆積如山的文件，使用鼠標的時候動作只要稍微大一點就會碰到，打開execl是一排擠的密密麻麻的工作簿。每個工作簿上的數據多達千條，每次糾錯查找的時候，感覺眼珠都快盯出來了。

Z是某大公司的行政人員，他們部門有十幾個人。Z說，部門效率很低，不僅慢而且人員冗雜。如果有一套OA系統的話，應該只要1~3人就能完成工作。

再來算一筆賬。員工約200人的某企業(yè)如果使用惟快云定制開發(fā)一套OA系統只要5萬元，用時間能達到數十年。如果不用OA系統的話，先來說說紙張成本，以10年為期。根據16年的數據顯示，普通上班族，每人每年使用10000張紙。以20元一包的打印紙來算，一包打印紙有500張。

某企業(yè)10年用紙量：200*10000*10=20000000張

總成本：20000000÷500*20=80萬元

還有打印機、局域網、墨粉盒等等一系列硬件設備的成本；簽字筆的采購費用以及差旅和電話費用。

現在，回到為什么企業(yè)需要OA系統的問題。從上述可以得出結論：

企業(yè)使用OA→提高工作效率/提高企業(yè)競爭力→可以賺錢

企業(yè)使用OA→減少人力成本/減少硬件設備成本→可以賺錢

企業(yè)使用OA系統到底有沒有必要?

隨著移動互聯網、云計算、大數據、物聯網這幾年來的快速發(fā)展，對企業(yè)經營和企業(yè)信息化造成了全方位的沖擊。

這種沖擊可以體現在企業(yè)日益增多的問題上，你有沒有覺得，自己的公司工作的效率越來越慢？你有沒有覺得，別人公司如有神助，每次都可以精準發(fā)現用戶需求，達到效益最大化？你有沒有覺得，客戶滿意度越來越低，客戶越來越少？你有沒有覺得投入越多，成本卻越來越高？

那么，你難道沒有一刻曾經意識到，在大環(huán)境不斷變化下的今天，公司已經不能再延用以前的模式，必須信息化轉型，而OA系統就是一款非常適合中小企業(yè)作為信息化的入門級應用。

在上文中，我們已經佐證了，無論是人力成本還是硬件設施的成本上，還是辦公體驗和辦公效率上來說，企業(yè)使用OA系統都是很有必要的。

當然如果你不在乎自己的公司能不能賺錢，不在乎自己的公司活不活得下去，也不在乎公司燒不燒錢，你大可不必使用OA系統。

企業(yè)如何選擇OA系統？

在解決這個問題之前，企業(yè)需要先問自己3個問題。

我想要解決什么問題？我的需求是什么？

我能接受的成本范圍是多少？

什么因素會推動我決策？（穩(wěn)定、易用、靈活……）

首先，明確企業(yè)需求。

需要明確的是企業(yè)的需求和目標、需要解決哪些痛點和需要改善的問題。然后看需求和OA品牌服務是否匹配，譬如某金融公司想要做一個與自身的業(yè)務系統打通、與企業(yè)流程相融合的OA系統，但是某OA品牌的OA只能作為一個完整的平臺存在，并不能與其他系統、流程進行融合。在這樣的情況下，企業(yè)需求和OA服務是不匹配的，企業(yè)削足適履是本末倒置的。

其次，明確可接受成本。

很多時候中國的企業(yè)采購，成本是考慮的首要因素。企業(yè)需要明確能夠自身接受的成本范圍，“好用不貴”或許是大家都樂見其成的選擇。

最后，明確產品能力。

產品是否具有安全穩(wěn)定、易用靈活、可拓展升級、極速智能的能力等等。在基于企業(yè)當前的管理需求下，產品的哪些能力是企業(yè)當前迫切需要的。

如果企業(yè)明確了這3個問題，在選擇OA系統的時候大致可以心中有數了。